タスク管理はあらゆるビジネスにおいて欠かせないスキルです。
多くの業務をスムーズに進めていくためには、効果的なタスク管理を行う必要があります。
上手なタスク管理ができれば、生産性が高まるだけでなく、ミスやトラブルにも余裕をもって対応することが可能になるでしょう。
この記事では、タスク管理が上手な人の特徴や、タスク管理のコツなどを紹介します。 タスク管理のコツを知って、仕事の生産性を上げていきましょう！
タスク管理が上手い人と下手な人の差！
タスクとは業務における最も小さい単位の作業を指します。
プロジェクトはこのタスクが積み重なって達成されるものであり、上手なタスク管理こそがプロジェクト成功の鍵を握っているのです。
タスク管理が上手いと次のようなメリットがあります。
- 生産性が向上する
- 業務を効率化できる
- 作業の抜け漏れを防ぐことができる
- ミスやトラブルに余裕をもって対応できる
逆にタスク管理が下手だと次のようなデメリットがあります。
- ミスやトラブルの原因になる
- 納期直前に慌てる
- 行き当たりばったりの対応になる
以上からもわかるように、ビジネスにおいてタスク管理は必要不可欠なスキルです。
それどころか、タスク管理を満足にできなければ仕事に支障をきたします。
タスク管理が上手い人には理由があるのをご存知でしょうか？センスや慣れの問題ではないのです。
タスク管理が上手い人には次のような特徴があります。
- やるべきタスクをしっかり把握している
- タスクの優先順位を決めている
- タスクの所要時間を把握している
- タスク管理ツールを有効活用している
次項から詳しく解説します！
タスクをどれだけ把握しているか
タスクの管理が上手い人は、タスクを洗い出して可視化しています。
いつまでにやるべきタスクなのか、タスクを実行するうえで必要な準備はあるのかを把握することで、効率的に業務を進めることができるのです。
また、大きなタスクを細かいタスクに分解することで、タスクを遂行するのに必要な思考のコストを下げることができます。
やるべきことが可視化されていれば、期日に合わせてスケジュールを管理することも可能になります。
タスク管理を行うには、まず第一にタスクの洗い出しから始めましょう。
タスクの優先順位を決めているか
タスクを洗い出したとしても、何を優先するべきかがわからなければ非効率なままです。
タスク管理が上手い人は、リストアップしたタスクの優先順位を決めていきます。
そして、緊急性や重要度の高いタスクから取り組むことで、効率的に仕事を進めていくことが可能になるのです。
タスクの優先順位を決めておけば、業務全体のバランスを考えながらタスクを実行していくことができます。
タスクの所要時間を把握しているか
タスクの所要時間を把握していれば、プロジェクトの期日を見据えたスケジュールを立てることができるようになります。
タスクにかかる時間を把握するには、以下のことがわかっていなければなりません。
- タスク自体のボリューム
- 自分がそのタスクをこなすのにかかる時間
上記二つを把握するには、過去に取り組んだ類似のタスクを参考にすると良いでしょう。
タスクの所要時間を把握できていれば、効率的に仕事を進めていくことができるだけでなく、トラブルが発生したとしてもスケジュールを立て直しやすくなります。
タスク管理ツールを活用しているか
業務に関わる全てのタスクを、自分の頭のなかで記憶しておくことは不可能です。
ノートやメモなどアナログな方法で管理するのも良いですが、デジタルツールを使って管理するとさらに効率的でしょう。
デジタルツールにはたくさん種類があり、タスクの洗い出しや優先順位付けなどを簡単に行える便利な機能が充実しています。
タスク管理ツールを活用すれば、タスクの進行状況を可視化できるので作業効率の向上が期待できるでしょう。
タスク管理のコツ７選
１．タスクを具体的に書き出す
タスク管理は「タスクの洗い出し」から始めましょう。
ToDoリストやタスク管理ツールを活用しながら、自分がやるべきことを書き出していきます。
タスクをリストアップしていくのに合わせて、各タスクの期日やボリューム、所要時間も一緒に記載していくと良いでしょう。
そうすれば、優先順位を意識しながらタスクをスケジュールに組み込みやすくなります。
また、タスクの洗い出し作業のなかで、抜け漏れの有無も確認できます。
２．大きなタスクを細分化していく
タスクを洗い出したら、タスクのなかでも複雑だと思われるものをさらに細分化していきます。
どれだけ複雑なタスクも、単純な作業に分解していけば、取り掛かりやすくなるのです。
逆に言えば、タスクが複雑だと仕事の進行が非効率的なものになります。
つまり複雑なタスクでは、作業を進めるなかで何を優先すればよいのかわからなくなるのです。
すると、タスクが中途半端になり、作業を完了することができなくなってしまいます。
また、タスクを細かく分解していくことで、それぞれのタスクのゴールが明確になり、モチベーションを維持することができます。
３．タスクの優先順位を決める
タスクの優先順位を決めるうえで役に立つのが「アイゼンハワー・マトリックス」です。
この「アイゼンハワー・マトリックス」を活用すれば、緊急度や重要度に応じた優先順位の整理を効果的に行うことができます。
アイゼンハワー・マトリックスはタスクを４種類に分類します。
DO（やる）
緊急かつ重要なタスクがここに分類されます。この領域のタスクは最優先に実行しなければなりません。
DECIDE（予定する）
緊急ではないが重要なタスクがここに分類されます。
この領域のタスクは長期的な目標に影響を与えますが、いますぐ実行する必要はないものです。
取り掛かる順番としては、DO領域のタスクが終わったらこの領域のタスクを実行すると良いでしょう。
DELEGATE（任せる）
緊急ではあるが重要ではないタスクがここに分類されます。
この領域のタスクは単純作業であることが多く、スキルを問わないため、他の人に任せても良いものとして判断できるでしょう。
DELETE（削除する）
緊急でも重要でもないタスクがここに分類されます。
この領域のタスクは、他のタスクを実行するうえで障害となるので取り除いた方が良いです。
無駄なタスクは文字通り削除して、やるべきことに集中しましょう。
４．必要な情報も記載する
タスクに取り掛かるうえで必要な準備も可視化しておくと、効率的に業務を進めることが可能です。 必要な準備を記載していくうえで意識したいのが、「HIROEN（ヒロウエン）」です。
HIROEN（ヒロウエン）とは、「Hear（聞く）」「Inform（伝える）」「Request（依頼する）」「Operate（作業する）」「Examine（調べる）」「Negotiate（交渉する）」の頭文字を取った分類方法です。
このHIROENを使えば、タスクの実行に必要な準備を抜け漏れなく書き出すことができます。
Hear（聞く）
作業する前に聞いておくべきことがあるタスクがここに分類されます。
事前確認をすることで、一人で考え込むなどタスクの実行において無駄となる時間を省くことができます。
Inform（伝える）
作業する前に伝えておくべきことがあるタスクがここに分類されます。
例えばチームでタスクを実行する場合、情報を共有しておく必要があります。
情報が十分に共有されていなければ、生産性の低下やミスの原因となる可能性があるでしょう。
Request（依頼する）
作業する前に依頼しておくべきことがあるタスクがここに分類されます。
例えば以下の場合、タスクを実行したくてもできないことがあります。
- 担当外の業務が完了していないとタスクに取り組めない場合
- タスクを実行するうえで必要な情報を得るのに時間がかかってしまう場合
タスクに必要な事柄を事前に依頼しておけば、スムーズにタスクを処理することができます。
Operate（作業する）
作業する前に自分がやっておくべきことがあるタスクがここに分類されます。
タスクの前提となる別のタスクを見つけることが目的です。
Examine（調べる）
作業する前に調査や検討しておくべきことがあるタスクがここに分類されます。
タスクを実行するうえで情報を集める必要がある場合は、Examineに分類しましょう。
Negotiate（交渉する）
作業する前に交渉しておくべきことがあるタスクがここに分類されます。
以上のようなHIROENでタスクを分類すれば、予め用意しておくべきことを可視化することができるようになるでしょう。また、タスクを具体化することや、優先順位を明確にすることも可能となります。
５．スケジュールに落としこむ
タスクを洗い出し、必要な情報や期日、所要時間を把握できたら、スケジュールに落としこみましょう。
ここで注意すべきなのは、仕事はトラブルやミスといったリスクと隣り合わせだということです。
ビジネスにおいては、常に余裕をもったスケジューリングが重要となります。
カツカツにスケジュールを組んで、不測の事態に対応できないようなことが起こらないように気を付けましょう。
未来を見据えたスケジュールができる人こそ、タスク管理が上手い人と言えます。
６．タスク管理ツールでタスク状況を可視化する
タスクをビジュアル的に可視化できると、仕事はもっと効率的になります。
視覚的なタスクの把握には、次のようなメリットがあります。
- 直感的にタスクの進行状況が確認できる
- タスクの障害となっているものを把握できる
- 期日を常に意識することができる
例えばタスクを可視化するツールとしては、カンバンボードなどが有名でしょう。
カンバンボードは、タスクを一覧化し、タスクの量やボリュームを視覚的に把握することができるので、特にチームで作業する場合に最適と言えます。
その他にもnotionやClickUp、Trello、Asanaなど、多くの便利なタスク管理ツールがあります。
７．ひとつのタスクに集中する
タスクを実行するうえで重要なのは、ひとつのタスクに集中することです。
複数の作業を同時に行うことを「マルチタスク」と言いますが、このマルチタスクは人間の脳に大きな負担をかけて作業の効率を下げると言われています。
マルチタスクができる人は有能に見られるかもしれませんが、生産性を考えれば、ひとつのタスクに集中したほうが良いでしょう。
タスク管理のスキルがあなたの生産性を左右する
タスク管理には大きく分けて３つのフェーズがあります。
- タスクをリストアップする
- 優先順位を決める
- スケジュールに落としこむ
「アイゼンハワー・マトリックス」や「HIROEN」を活用すれば、効果的にそれぞれのフェーズに取り組むことができるでしょう。
タスク管理力を高めることができれば、業務の効率化や生産性の向上が見込めます。ぜひこの記事を参考にして、タスク管理のスキルアップを目指してみてください。
